Por qué es importante integrar un software a tu empresa de transporte

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Cada vez son más las empresas de transporte que deciden integrar un software personalizado a su actividad empresarial. Esto se debe a todas las ventajas que le generan estos programas. Su buen funcionamiento permitirá a la empresa ahorrar tiempo y dinero entre otras grandes ventajas.

Los puntos más alabados por los empresarios son:

Ahorro.

Con un software de transporte podrás gestionar todo tipo de gastos que genera tu empresa, ya sea de repostaje, peaje, taller… Además te indica el gasto que genera cada vehículo de tu flota. Con toda esta información puedes extraer conclusiones que te permitan ahorrar dinero, comprobando que vehículo te genera pérdidas, o que mes tienes más gastos.

Productividad.

Ligado al ahorro se encuentra la productividad. El ahorro de tiempo es vital en toda empresa. Con un buen software podrás ahorrar tiempo, ya que el programa reúne en un mismo lugar todo tipo de estadísticas de tu empresa, documentos importantes, datos de facturación, información de tu flota, etc. De esta forma podrás acceder a ellos de forma fácil y rápida.

Seguridad.

Una de las grandes ventajas de estos programas son los avisos. Gracias a ellos estarás al tanto de todos los controles que requiere tu flota (visitas al taller, consumo de gasoil, gastos de transporte (peajes, multas,…)) y tus conductores (descansos, tiempos de conducción,…).

 

Estas son algunas de las ventajas que tiene nuestro software de gestión de flotas, Novatrans. Si quieres conocer más a fondo nuestro programa, te proponemos leer el siguiente artículo.

Conoce Novatrans: Software de gestión de flotas.

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Novatrans, es una aplicación orientada al sector del transporte de mercancías por carretera, la cual contempla todo el ciclo de gestión interna de una empresa de transporte. Dicha gestión genera innumerables canales de información, que si no son controlados, pueden llegar a desbordar a tu empresa.

Por ello, Novatrans, agrupa la información en 9 bloques generales donde podrás registrar todos y cada uno de los movimientos que se produzcan en el seno de tu empresa.

El primer bloque es el del almacén. En este apartado podrás encontrar toda la información referente a tus artículos, como la entrada y salida de los mismos, tu inventario, etc.

El segundo bloque lo componen los archivos. Este módulo incluye todas las opciones que facilitan la labor de gestión interna de la empresa, como pueden ser, los clientes, los conductores, las multas, proveedores, siniestros, tarjetas de crédito de gasoil, teléfonos y vehículos.

La facturación es nuestro tercer bloque, en el podrás gestionar todo lo relativo con la facturación de clientes, así como la recepción de facturas. Con este sistema podrás gestionar cobros y pagos de una manera más sencilla y cómoda.

El siguiente módulo a tener en cuenta es el de la logística. Aquí podrás controlar las entradas y salidas de mercancía del almacén.

A continuación, encontrarás el módulo de las estadísticas y los informes. Con Novatrans podrás conocer al detalle el  consumo de gasoil, los beneficios (gastos e ingresos), la facturación pensual  y los partes de trabajo (se pueden hacer búsquedas por cliente, vehículo, conductor, ruta, origen, destino…).

Dentro del módulo de la producción, podrás controlar las rutas, los partes de trabajo, la logística, los vehículos de los que dispones y la logística de viajes.

En el módulo de la remuneración, podrás acceder a cada una de las dietas que perciben tus trabajadores, así como sus perfiles de pago y sus nóminas.

Uno de los módulos más importantes es el del taller. Con este módulo recogerás todos los partes del taller y estarás al tanto de todas las revisiones de tus vehículos, el gasto en gasoil y podrás tener el control de todos tus neumáticos.

En el módulo de la tesorería podrás acceder a las facturas de tus proveedores y a los cobros y pagos, es decir, recogerá todas las transacciones que realice tu empresa de manera ordenada.

Y por último, pero no menos importante, se encuentra el módulo de las utilidades. Como su propio nombre indica, este apartado es muy útil ya que te permite generar avisos propios y predefinidos. A su vez, podrás conocer todos los perfiles y usuarios que se encuentran en el software.

 

Tener todo en un clic dentro de un archivo

La organización y el control juegan un papel fundamental dentro de una empresa. Por esta razón, tener todo en su sitio representa una necesidad básica para facilitar el funcionamiento del equipo de trabajo.

Antes, la labor de los encargados de archivos era sinónimo de horas y horas de trabajo;  ahora, gracias a los avances tecnológicos esta labor  ha mejorado de forma significativa, llegando hasta el punto de tener en un solo clic todo aquello que necesitamos en el momento.

Esto es posible gracias a módulos como “clientes”, donde Novatrans brinda la oportunidad de tener los datos personales de forma ordenada y rápida. Otro ejemplo es el módulo de “facturación” donde se pueden gestionar todo aquello que tenga alguna relación con los cobros y los pagos.  De esta manera, sumergirse en esta nueva era y tener un software a medida puede mejorar la calidad y eficacia del trabajo.

Asimismo, tener todos los documentos que se van generando en el día a día de la empresa dentro de aspectos tan diferentes como los que se producen en relación a los clientes, partes de trabajo, nóminas, proveedores en un único sistema, puede ahorrar coste, reducir posibles errores y tener un control exhaustivo de la actividad del negocio.

Como ejemplo de cómo se puede tener todo automatizado mostramos unas imágenes de Novatrans:

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Nuestro software de gestión de flotas presenta novedades para adaptarse a las necesidades de las empresas de transporte

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El equipo de Novatrans se adapta a las necesidades de sus clientes y de las empresas de transporte en las que sus usuarios trabajan. Por ello, tras atender sugerencias, nuestro programa de gestión de flotas ha sido actualizado para ofrecer mejoras a sus usuarios.

 

Las novedades que podemos destacar en Novatrans son:

Importación de repostajes de estaciones de servicio PETROTEC – FleetSys.

Importación de repostajes para las gasolineras ANDAMUR.

Adaptación de la importación de Ressa (Red Española de Servicios) a su nuevo formato.

-Nuevo tipo de importación a Novatrans para la tarjeta Global STAR.

-Se han implementado los formatos SEPA 19.14 (Core) y 19.44 (B2B)

 

Las novedades en cuanto a importaciones de repostajes de estaciones de servicio se tratan en que a final de mes, o cuando la empresa valide el repostaje realizado en un tiempo, en las páginas webs oficiales de las estaciones mencionadas la empresa puede descargar un documento en formato Excel que recoge el historial de repostajes hechos y directamente puede ser importado a Novatrans. De esta manera, con un simple acto, estos datos son automatizados.

Esta novedad en nuestro software de gestión de flotas beneficia a las empresas que lo han adaptado a su gestión diaria en ahorro de tiempo y reducción de errores.

En cuanto a la implementación de los formatos SEPA, se trata de que los formatos de emisión de remesas de cobros y pagos han sido adaptados  a los formatos definidos por la Zona Euro, para que sean compatibles con el sistema de cobros y pagos únicos.

Cómo disminuir la posibilidad de sufrir un robo de combustible en camiones

medidas antirrobo combustible

El robo de combustible de los camiones es un tema que preocupa, y mucho, a los profesionales del sector del transporte.

Ante este hecho pueden tomarse algunas medidas de prevención que aumenten la seguridad de los vehículos y disminuyan las posibilidades de sufrir un robo de carburante.

Algunas de las medidas que hemos recopilado son las siguientes:

 

– En las áreas de servicio, donde el conductor se detiene a comer, dormir o simplemente descansar, las posibilidades de sufrir un robo de combustible aumentan, y más si es de noche. Por eso, es aconsejable colocar el vehículo de tal manera que el tanque sea de difícil acceso, y si no es posible, que esté en un área iluminada para que sea más fácil vigilarlo. Si fuese de noche, se recomienda no aparcar el camión con el depósito lleno.

 

– Junto a estas medidas para estacionar en un área de servicio, también se aconseja, en la medida de lo posible, aparcar en aquellas que dispongan de sistemas de vigilancia.

Pero no sólo en estaciones externas, también se recomienda el uso de cámaras de vigilancia en la zona de aparcamiento de las propias empresas de transporte, así como el uso de la iluminación necesaria.

 

– Otra de las medidas que se pueden tomar es bloquear las tapas de combustible con accesorios y dispositivos anti-sifón que dificultan la extracción de carburante y evitan posibles vaciados del tanque. Los sistemas de seguridad o antirrobos son una de las opciones más eficaces.

 

– Una medida más avanzada de sistemas antirrobos son dispositivos que cuentan con alarma y sensores para evitar robos de combustible pero también de otras piezas del camión. Los avisos llegan al teléfono móvil del conductor o de la persona interesada informando de la situación del vehículo.

 

– También eficaz es que la empresa de transporte tenga un inventario de combustible que permita llevar un control del carburante gastado en cada ruta de cada vehículo y el repostaje realizado. De esta forma se sabrá con mayor certeza cuándo se produce el robo y a cuánto ha ascendido el consumo.

 

Nuestro software de gestión de flotas Novatrans permite esta opción. Con el módulo de repostaje se puede llevar un control exhaustivo del gasto en combustible de la empresa, incorporando los datos de los vehículos en relación a: qué vehículo ha repostado, fecha y gasolinera en la que se realiza, litros de carburante, presupuesto o dinero gastado (en tarjeta o en efectivo) o el conductor del vehículo. Es decir, se controla totalmente los gastos por vehículo y los beneficios reales por kilómetro recorrido, así como el consumo medio de carburante. Estos datos posibilitan a su vez controlar cada vehículo y conocer su rendimiento, y cuál es la ruta más rentable, además de, a un mayor nivel, saber la rentabilidad y los beneficios reales para la empresa.

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De esta manera, se puede gestionar de forma íntegra todo lo relacionado con el repostaje de combustible, y saber cuándo han sucedido anomalías como puede ser un robo de carburante.

Novatrans, ahora en el iPad

Novatrans da un paso más en innovación y eficiencia y presenta su versión para dispositivos portátiles: Novatrans Mobile Gerencia. El software de gestión para las empresas de transporte ya tiene disponible su versión para iPad y está en desarrollo para tablets con sistema Android.

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¿Qué te permite hacer Novatrans Gerencia? Desde la aplicación se pueden controlar todos los procesos de gestión principales en la actividad diaria de una empresa de transportes, como:

– Acceso a las fichas de clientes y proveedores, sus datos de contacto, nivel de riesgo, volumen de ventas, citas pendientes y estado de los pagos.

– Gestión de la flota (estado de los vehículos, revisiones)

– Control de la actividad de los conductores

– Consulta de documentos como presupuestos, pedidos, albaranes o facturas

– Partes de trabajo e informes con el análisis del estado de la empresa

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Los nuevos dispositivos portátiles se han convertido en los ejes fundamentales del cambio en el entorno de trabajo. Novatrans se ha adelantado en la evolución del sector del transporte hacia este entorno móvil con Novatrans Mobile Gerencia, ahora se podrá acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar a los datos y archivos de la empresa.

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El CRM una apuesta segura para todas las empresas

En su traducción literal, un CRM es el sistema que utiliza la empresa para gestionar la relación con los clientes o consumidores (Customer Relationship Management, por sus siglas en inglés). En el día a día de una empresa, un CRM es la herramienta que le permite perfeccionar su estrategia de negocio, sus procesos de actividad diarios y, por supuesto, profundizar en el conocimiento de sus clientes. En definitiva, un CRM posibilita que la empresa sea más efectiva y competente.

Analítica CRM MarketingUn software de gestión será más o menos adecuado en función de las necesidades de la empresa y de los procesos que quiera automatizar, por eso, el primer paso para implantar un CRM es pensar sobre lo que se quiere exprimir con esta tecnología, el presupuesto del que se dispone o el número de personas que vayan a usarlo. También es importante señalar que el programa no hace toda la tarea, hay que alimentarlo de datos y, para ello, los procesos internos de la empresa deben permitirlo.

Con un sistema de gestión, la empresa dispondrá de una amplia base de información de todas las actividades que giran en torno al cliente (pedidos, visitas, contactos, ventas, devoluciones…, etc.) Por otro lado, de nada sirven los datos sino se transforman en una fuente de conocimiento para la empresa, por eso es importante que el CRM incluya una parte analítica.

También supone un valor añadido para un software de gestión si está en la nube o adaptado a dispositivos móviles, de manera que pueda ser consultado y utilizado en cualquier momento y en cualquier lugar.

En definitiva, ¿qué puede hacer un CRM por la empresa?

  • Creación y gestión de una base de datos con el contacto de los clientes
  • Gestión comercial automatizada
  • Seguimiento del equipo comercial y el proceso de venta
  • Generación de informes que apoyan la toma de decisiones
  • Gestión de la atención al cliente
  • Calculo del retorno de la inversión en campañas de marketing

Los beneficios del CRM no sólo se concretan en la retención y la lealtad de los clientes, sino también en tener un marketing más efectivo, acelerar la monitorización de la actividad diaria, crear inteligentes oportunidades de cross-selling y abrir la posibilidad a una rápida introducción de nuevos productos o marcas.

SIL Barcelona 2012 desde dentro

José Ferrer y Pedro Ferrer, en la entrada de SILEl encuentro en Barcelona con motivo del Salón Internacional de la Logística y de la Manutención “ha sido una experiencia muy satisfactoria”, tal y como aseguran José Ferrer, director de la firma Solbyte, y Pedro F., representante comercial del software Novatrans. La decimocuarta edición de SIL deja datos tan positivos como una cifra de negocio de entorno a los 2.000 millones de euros o la presentación de un centenar de nuevos proyectos internacionales de distintos sectores, entre ellos el transporte.

La empresa malagueña responsable del programa de gestión Novatrans acudió a la convocatoria junto a más de 500 empresas y 50.000 visitantes. “Hemos podido intercambiar experiencias y establecer contacto con otros empresarios del sector. Los Lunch Networking, por ejemplo, han sido muy interesantes y que en esta edición haya aumentado en un 45% la presencia de delegaciones comerciales internacionales también supone un valor añadido a la convocatoria”, comenta José Ferrer. Entre los países con más representación destacan Perú, Argelia, Holanda, Rusia, Francia, Marruecos, China, Portugal, Alemania, Reino Unido, Bélgica, México, Brasil, Suiza o Austria.

El éxito de esta edición de SIL también José Ferrer en SILse deja notar en la buena acogida de su programa de conferencias, el más completo hasta ahora con un total de 16 ponencias y con el mayor nivel de afluencia de profesionales. “Se han comentado muy buenas medidas para sortear la crisis en el sector del transporte. Entre otras ideas, se ha informado de las novedades y cambios en la legislación y de las ventajas de aplicar soluciones tecnológicas de gestión en la empresa, todo ello con el objetivo de ahorrar costes”, asegura Ferrer.

El SIL se ha consolidado como un punto de encuentro y de debate para el sector de la logística y el transporte. Solbyte se queda con una experiencia muy positiva y confirma sus deseos de participar en la próxima edición el año que viene.

Todas las posibilidades para ahorrar combustible con Novatrans

Las constantes variaciones en el precio de los carburantes siguen debilitando la ya deteriorada cartera de los españoles y la situación es aún más grave para el sector del transporte. Las tensiones financieras europeas y la subida de impuestos en cualquiera de los tres gravámenes aplicados a este producto, en total un 42% sobre el precio del gasóleo, son los principales factores.

En esta situación, contar con un buen programa de gestión es esencial, porque puede contribuir a reducir el gasto y, como consecuencia, mejorar estos datos tan negativos. El software Novatrans integra numerosas posibilidades para ayudar a las empresas de transporte a controlar su gasto de combustible y desarrollar un consumo eficiente de los recursos, con la finalidad de optimizar sus beneficios.

La aplicación más funcional para lograr dicho objetivo es la geolocalización de todas las gasolineras dentro de la ruta que sigue el transportista y su clasificación por precios. De manera que, simplemente introduciendo los puntos de salida y llegada, el programa automáticamente sitúa en un mapa las estaciones de servicio disponibles para repostar, en rojo si el precio por litro es un 20% más caro, en verde si es un 20% más barato y en amarillo las de precio medio.

También es posible realizar la búsqueda de gasolineras que más interesen al transportista introduciendo como filtro un radio de 100 metros, 300 metros, 500 metros o un kilómetro, y por marcas. Novatrans actualiza diariamente desde el Ministerio de Industria los precios de ocho compañías, entre ellas Repsol, Cepsa, Shell, BP, Galp o Petronor.

estaciones de repostaje

El programa Novatrans facilita que la empresa de transporte pueda llegar a ahorrarse hasta 12 euros en cada repostaje por una diferencia de unos pocos kilómetros. Un proceso que se realiza desde la opción “Mapas”, en el módulo de “Tráfico”.

Además de esta práctica aplicación, el programa permite desde su módulo de Taller y Gastos llevar a cabo un control exhaustivo de los repostajes, analizando por fecha el consumo de combustible de cada vehículo, cada conductor y cada depósito. Asimismo, Novatrans elabora un listado con el gasto medio de cada uno, considerando el importe cada 100 kilómetros, para poder compararlo con el total de la flota y mejorar la eficacia de la misma.

Igualmente, Novatrans pone a disposición de sus clientes una serie de manuales para formar a las empresas en el consumo óptimo de carburante y en el ahorro energético. Uno de ellos, Conducción eficiente para vehículos industriales, recoge consejos muy prácticos para los conductores ante distintas situaciones de tráfico o información sobre la tecnología del motor y del vehículo.

Por otro lado, la guía Gestión del combustible en las flotas de transporte por carretera asegura un completo conocimiento sobre la conducción más eficiente con útiles recomendaciones para la medición del consumo, el control del combustible y el mantenimiento del vehículo, incluyendo las ventajas de una adecuada gestión del mismo.

Novatrans facilita la gestión rápida de trabajo urgente y su facturación

Uno de los problemas a los que se enfrentan las empresas de transporte a la hora de gestionar su volumen de trabajo es, entre otros, controlar la situación y disponibilidad de sus vehículos y los servicios pendientes de asignación o realización. El software Novatrans facilita a estas empresas, gracias a su módulo de planificación, el control eficiente de la flota y la asociación de cada vehículo a los servicios recogidos, proceso que se puede dar de alta en cualquier momento rápidamente.

Pero, habitualmente, surgen con carácter urgente servicios no planificados que necesitan un plan de trabajo y una facturación inmediata. Novatrans simplifica este proceso permitiendo dar de alta el servicio de forma directa y emitir la factura al momento. En el siguiente vídeo se explica cómo:

Tras recibir la solicitud del servicio, inmediatamente en el programa Novatrans se puede abrir un parte de trabajo y darlo de alta. Los datos a completar son:
– Número del parte, para ordenarlo
– Fecha y hora del servicio
– Vehículo y conductor asignado
– Orden de carga: mercancías transportadas y cargas y descargas a realizar
– Ruta
Directamente, tras comprobar que los datos son correctos, se puede generar la factura solo indicando el cliente y la fecha de inicio y fin del servicio. El propio programa automáticamente confirma el número de facturas generadas y procede a su envío o impresión.

Novatrans añade eficacia y rapidez a los procesos de planificación de trabajo y a la facturación de servicios de transporte.