La facturación, pilar fundamental de la gestión interna de las empresas de transporte

Publicada en

Si hace poco hablábamos del necesario control de los movimientos que se generan en el almacén de las empresas de transporte de mercancías, hoy hablamos también de un aspecto fundamental de las mismas: la gestión de la facturación.

En la gestión interna de las empresas de transporte por carretera la contabilidad es uno de los procesos más importante.

La gestión y el registro de los cobros y pagos, la recepción de facturas, la producción o creación de facturas propias, son algunas de las opciones que permite el software de gestión de flotas Novatrans para facilitar esta la labor mediante la automatización de los datos.

En concreto, por ejemplo, con la última opción mencionada, el generador de facturas del programa de transporte permite seleccionar fechas, clientes, intervalos, etc. Además, con este módulo de Novatrans se pueden modificar apartados de la factura, imprimirla o enviarla en distintos formatos a través de correo electrónico; permitir personalizarlas según las necesidades e intereses de las empresas.

Software para gestión interna de empresas de transporte, facturación

 

Contabilidad, más fácil con Novatrans

Novatrans es un software especializado en la gestión de flotas pero también una solución tecnológica completa para organizar todos los procesos internos de una empresa de transporte por carretera, entre ellos la parte contable. El programa aporta un valor añadido al integrar otros software de gestión financiera en sus módulos de Facturación y Tesorería.

contabilidad_novatransEs imprescindible llevar un registro diario de los cobros y pagos. Novatrans lo hace fácil estableciendo una completa parte de facturación que incluye campos básicos como: cliente, número factura, fecha, base, IVA y total.  Desde este apartado se puede entrar en la factura para modificar cualquier apartado, visualizarla, imprimirla directamente, enviarla por correo electrónico en formato PDF, etc. Además se puede controlar si está pagada o no. También permite realizar otras operaciones financieras como generar recibos y llevar un control de las nóminas.

El refuerzo de la gestión contable desde Novatrans responde a la necesidad de las empresas del transporte por carretera de gestionar su actividad financiera y comercial, realizando los trámites administrativos y obligaciones fiscales que se derivan de la prestación de sus servicios, y por supuesto respetando la normativa vigente.

Para ello el software Novatrans opera con otros programas integrados, como Tecnópolis; A3, del grupo Wolters Kluwer; ContaPlus 2012 y Eurowin Solution de Sage; Iris FX, de los creadores de Cloverix; GoldenSoft Visual Conta; Glasof Contabilidad; Grupo Castilla, etc.

Novatrans facilita la gestión rápida de trabajo urgente y su facturación

Uno de los problemas a los que se enfrentan las empresas de transporte a la hora de gestionar su volumen de trabajo es, entre otros, controlar la situación y disponibilidad de sus vehículos y los servicios pendientes de asignación o realización. El software Novatrans facilita a estas empresas, gracias a su módulo de planificación, el control eficiente de la flota y la asociación de cada vehículo a los servicios recogidos, proceso que se puede dar de alta en cualquier momento rápidamente.

Pero, habitualmente, surgen con carácter urgente servicios no planificados que necesitan un plan de trabajo y una facturación inmediata. Novatrans simplifica este proceso permitiendo dar de alta el servicio de forma directa y emitir la factura al momento. En el siguiente vídeo se explica cómo:

Tras recibir la solicitud del servicio, inmediatamente en el programa Novatrans se puede abrir un parte de trabajo y darlo de alta. Los datos a completar son:
– Número del parte, para ordenarlo
– Fecha y hora del servicio
– Vehículo y conductor asignado
– Orden de carga: mercancías transportadas y cargas y descargas a realizar
– Ruta
Directamente, tras comprobar que los datos son correctos, se puede generar la factura solo indicando el cliente y la fecha de inicio y fin del servicio. El propio programa automáticamente confirma el número de facturas generadas y procede a su envío o impresión.

Novatrans añade eficacia y rapidez a los procesos de planificación de trabajo y a la facturación de servicios de transporte.

Novatrans implementa la emisión de facturas digitales

El software de transporte Novatrans ha incluido la posibilidad de emitir facturas electrónicas
en su módulo de facturación. Estas facturas tienen la misma validez legal que la factura
impresa y además permite un importante ahorro de tiempo y recursos. La posibilidad de
usar el certificado digital para firmar las facturas digitales, permite formalizar el documento,
garantizando en todo momento la veracidad del mismo y la identidad del emisor.

Este nuevo sistema de facturación mucho más cómodo, permite validar la factura emitida,
evitando la manipulación posterior. Novatrans ha incluido cuatro tipos de facturas diferentes
para utilizarlas en el momento que se requiera.

La factura en formato pdf visible consiste en la utilización de una marca visible en el
documento que incluye los datos de la firma: nombre del certificado, fecha de firma,
localización y razón de la firma.

La factura en formato pdf no visible incluye los mismos datos de la firma, pero permanecen
ocultos hasta la validación de los mismos a través de un servicio de validación gratuito
disponible en la Web del Ministerio.

La facturación telemática también es posible en Novatrans gracias a la factura en F64 avalada
por la Agencia Tributaria. El cliente recibe el documento con los mismos datos que la factura
en pdf y puede validarla a través del portal de la Agencia, obteniendo un documento con la
misma autenticidad que cualquier factura en papel.

Novatrans también permite la emisión de facturas a las administraciones públicas a través
de archivos XML, obligatorios para la facturación a organismos públicos según la Orden de
Presidencia 2971/2007. Estos documentos firmados digitalmente con la especificación XAdES
pueden ser enviados a cualquier administración, ya que este sistema responde a la mayoría de
sus exigencias en materia documental.